Sistem Soundex
A.PENGERTIAN
Sistem Soundex adalah sistem
penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode
(notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. Sistem Soundex ini sering juga
disebut dengan system Phonetic. Sistem ini khusus diciptakan oleh perusahaan
Remington Rand yang sesungguhnya jarang digunakan orang karena kode angka yang
dipergunakan agak tidak mudah diingat. Dalam penciptaan system soundex
menggunakan huruf dan hanya menggunakan huruf konsonan sebagai kode agar lebih
rahasia dan tidak mudah diketahui.
Dari pengertian diatas dapat
dijelaskan bahwa system ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang
terdiri dari kombinasi huruf dan angka.
Notasi dari system soundex tersebut adalah 1 huruf dan 3 angka dan susunan
penyimpanan berdasarkan urutan abjat yang diikuti urutan nomor.
Kode
angka dari huruf mati etrsebut adalah sebagai berikut
Nomor 1 untuk huruf b,f,p,v
Nomor 2 untuk huruf c,g,j,k,q,s,x,z
Nomor 3 untuk huruf d,t
Nomor 4 untuk huruf l
Nomor 5 untuk huruf m,n
Nomor 6 untuk huruf r
Dari
kode nomor diatas angka tersebut digunakan untuk mengganti nama sebagai kode
dari system soundex itu sendiri.
Contoh : Rani Mahardika setelah
disoundex menjadi R553.
R merupakan kode awal dimana kode R
diambil dari huruf awal dari nama Rani Mahardika dan kode awal tersebut bisa
berubah bergantung pada huruf awal tiap
nama
5 diambil dari huruf M yang
berdasar kode angka
5 diambil dari huruf N yang
berdasar kode angka
3 diambil dari huruf D yang
berdasar kode angka
PERATURAN SISTEM SOUNDEX
1. KOde ini berlaku untuk mengganti nama, baik itu individu maupun nama organisasi
1. KOde ini berlaku untuk mengganti nama, baik itu individu maupun nama organisasi
2. yang dikode
adalah unit pertama dari setiap nama yang sudah diIndeks sesuai dengan
peraturan tata cara mengindeks
3. Huruf pertama
dari bagian nama yang dikode merupakan
huruf yang dipakai sebagai digit pertama dari kode
4. Huruf kedua
dan seterusnya diganti dengan angka kecuali huruf hidup dan huruf-huruf W,H,Y
dianggap tidak ada
5. angka kode
yang dipergunakan adalah berjumlaha tiga, angka keempat dan seterusnya
ditiadakan
6. angka kode
yang kurang dari jumlah tiga angka harus ditambah degan angka 0 agar mencapai
jumlah tiga angka
PERALATAN
1.
Karton
Karton
digunakan untuk membuat sekat yang membatasi antara satu kode huruf dengan kode
huruf yang lain.
2.
Guide
Guide
digunakan sebagai tanda petunjuk tentang kode soundex itu sendiri jadi,
penulisan kode ditulisakan pada guide tersebut.
3.
Kertas HVS
Kertas
HVS digunakan untuk menuliskan daftar nama atau identitas yang sudah dan belum
diindeks.
Kelebihan dan
Kekurangan system Soundex
Kelebihan sistem
nomor
1. Penyimpanan
menjadi lebih teliti, cermat dan teratur
2. Penyimpanan
dan penemuan kembali menjadi lebih cepat dan tepat
3. Nomor
dokumen dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam korespodensif.
4. Nomor
kode soundex atau jumlah identitas dapat diperluas tanpa batas.
5. Sistemnya
lebih rahasia, tidak semua orang paham kodenya.
Kekurangan sistem nomor
1. Lebih
banyak waktu digunakan untuk mengindeks
2. Banyaknya
skat atau guide untuk menyimpan identitas yang beraneka ragam dapat menimbulkan
kesulitan.
Prosedur
Kerja
1.
Siapkan daftar nama identitas dan
segera di indeks
2.
Segera beri kode nama identitas sesuai
dengan aturan cara kode system soundex
3.
Buat sekat karton untuk membatasi
nama-nama yang sudah diberi kode soundex
4.
Membuat guide sesuai dengan abjat
5.
Segera susun sesuai dengan urutan abjat
nama identitas
